Bygningsvedligeholdelse med WinBVS

Hvorfor planlægge din bygningsvedligeholdelse?

Når du systematisk planlægger din bygningsvedligeholdelse med WINBVS har du mulighed for at opnå bl.a. følgende fordele:

• Lave vedligeholdelsesomkostninger
• Problemløs drift og funktion
• Lang levetid for bygninger og anlæg
• Godt beslutningsgrundlag - ingen fejlinvesteringer
• Enkel og sikker planlægning med overblik over udgifterne

Hvordan kommer du igang?

Når du skal i gang med at oprette dine vedligeholdelsesplaner er det vigtigt, at du starter med at planlægge arbejdet. Vi vil anbefale dig at starte med en overskuelig ejendom og gennemføre alle indtastningerne for denne ejendom. På denne måde får du et grundigt kendskab til WINBVS, hvilke muligheder systemet har og hvilke ting du skal være opmærksom på før du går i gang. Det kan være fornuftigt at gøre notater undervejs til senere brug. Hvis du allerede har data fra et andet system, skal du analysere disse og finde ud af, om de umiddelbart kan overføres til WINBVS, eller du skal foretage supplerende undersøgelse eller struktureringer.

BVS-Gruppen kan på konsulentbasis hjælpe dig i gang med dit arbejde. Hvis du ønsker at høre nærmere om vores bistand er du velkommen til uforbindende at kontakte os på tlf. 7564 5409.

Strukturen i WINBVS

WINBVS er med forsæt opbygget så det giver stor valgfrihed ved opdeling af dine ejendomme i bygningsdele m.v.. Du er således ikke bundet til en bestemt opdeling af dine ejendomme, men skal selv beslutte detaljeringsgrad, indhold osv. Alle ejendomme opdeles i bygningsdele. På hver bygningsdel kan du udføre en eller flere aktiviteter.

Hvad er bygningsdele og aktiviteter?

Som nævnt definerer du selv dine bygningsdele. En bygningsdel er sædvanligvis defineret som en afgrænset del af en bygning, som kan tillægges en veldefineret funktion og som kan gøres til genstand for opmåling og lokalisering af produktmængder og/eller styring af aktiviteter. SfB-tavlen giver et godt fingerpeg om definitionen af bygningsdele, men det er langt fra sikkert, at du skal benytte alle de bygningsdele, som er nævnt i denne oversigt. Vor erfaring er, at en for høj detaljeringsgrad virker hæmmende på overblikket. Kunsten består derfor i at etablere en fornuftig vedligeholdelsesplan med så få bygningsdele som muligt. Se også bemærkningerne under Bygningsdel.

Under hver bygningsdel skal du angive de aktiviteter, som skal udføres på den pågældende bygningsdel. Der vil typisk være tale om en eller evt. flere vedligeholdelsesaktiviteter og en udskiftningsaktivitet. Afhængig af vedligeholdelsestypen kan der også være tale om en eftersynsaktivitet. Eksempelvis kan nævnes en aktivitet som overfladebehandling af vinduer. Denne aktivitet vil ofte kræve en eftersynaktivitet som afgør, om der er behov for overfladebehandlingen som forudsat i vedligeholdelsesplanen.

I afsnittet om Bygningsdel og Aktivitet finder du en uddybet forklaring til disse to funktioner.

Udskrifter

WINBVS indeholder en række udskriftmuligheder, bl.a. Driftbudget ,Driftbudget ejendomme , Aktivitetsoversigt, Aktivitetsplan, og Tilbudsmateriale . Om disse udskrifter og de øvrige kan du læse mere under hjælpeteksten til menupunktet Udskrift.

Hvor ofte skal du vedligeholde planen?

WINBVS er et dynamisk vedligeholdelsessystem. Det betyder, at du løbende skal arbejde med dine vedligeholdelsesplaner, når du finder behov for det. Det kan f.eks. være når du vil ajourføre priser i systemet, gøre noteter om besigtigelse af bygningsdele osv. Hvis I er flere om at bruge systemet, vil de personer, som udfører besigtigelse baseret på checklister, ofte være dem, der anfører notater om resultatet af besigtigelserne, medens du f.eks. tager dig af at ajourføre priser baseret på aktuelle gennemførte vedligeholdelsesarbejder og evt. oprette nye bygningsdele og aktiviteter.

Systemet vil på den måde løbende ændre sig og hele tiden - forhåbentlig - blive et bedre og bedre redskab til styring af vedligeholdelsen og give bedre og mere realistiske driftbudgetter baseret på indhøstede erfaringer.

Sammenhængen mellem WINBVS og finansregnskabet/finansbudgettet

Da WINBVS er et dynamisk system er det ikke hensigtsmæssigt at foretage en automatisk overførsel af data fra systemet til f.eks. finansbudgettet. WINBVS danner selvfølgelig grundlag for vedligeholdelsesbudgettet i finansregnskabet, men de tal, som du skal bruge her, skal du overføre fra det driftbudget, som du fastlægger forud for budgetteringen. Dette driftbudget kan du betragte som et rammebudget, som skal overholdes, men den løbende ajourføring af vedligeholdelsesplanen vil ofte ændre på tallene, og du kan derfor have behov for at flytte på aktiviteter i løbet af regnskabsåret for at overholde rammebudgettet.